A nyomtatványok jövője
Még mindig Wordben vagy Excelben készített, esetleg pdf formátumú nyomtaványokat használ?
Akkor Önnek szüksége van a SmartDoc rendszerre! Meglévő dokumentumait a webre költöztetjük és kitöltéssegítő funkciókkal látjuk el, így mind cégének, mind a dokumentum kitöltőjének időt és energáit spórolunk.
Az új, igényes, könnyebben használható nyomtatványokat szívesebben és gyorsabban töltik ki a felhasználók!
Minden sablon zárt a tartalom módosítására és formázására, a dokumentum használója ezeken nem tud változtatni.
Hibás adat bevitelekor figyelmeztető üzenetet kapunk, így már a nyomtatvány kitöltésekor javíthatóak a helytelenül bevitt értékek.
A beépített és dokumentumspecifikus ellenőrzések ellenőrzések is elvégezhetők a sablonokon, például beviteli mezők értékei közötti összefüggések, járulék számítások.
A kitöltés könnyítését segítendő, hogy egy adatot elég egyszer bevinni a sablonokba.
Esztétikai és tartalmi megoldásként mondatrészek, paragrafusok vagy akár egész oldalak eltüntetése is beállítható, hiszen rengeteg olyan szakasz fordul elő egy általános nyomtatványban, ami nem vonatkozik minden kitöltésre.
Minden sablon programozott így csak a képzelet szab határt a lehetőségeknek.
A SmartDoc egy rendszerfüggetlen webalkalmazás, amely bármilyen operációs rendszer bármilyen böngészőjében használható. Nem igényel informatikai infrastruktúra fejlesztést vagy szoftver telepítést.
A bevezetés eldöntése után akár egy héten belül üzembe állítható és használható, akár a korábbi megoldásokkal párhuzamosan.
A sablon tervezésekor kérdésekre adott válaszok vagy bevitt adatok alapján változik a dokumentum, ezáltal könnyítve az értelmezhetőséget és javítva olvashatóságát.
A SmartDoc ezáltal nem csupán segíti a kitöltést, hanem egyfajta virtuális személyi asszisztens szolgálatot nyújt a kitöltő számára, mondhatni fogja a kezét kitöltés közben a megfelelő kérdéseket feltéve.
Cégünk, a BitBűvész Kkt., 2007 óta van jelen a piacon.
Erősségünk a kis erőforrásigényű, célzottan fejlesztett szoftverek létrehozása, amelyek hatékonyságot és precizitást biztosítanak ügyfeleink számára.
Büszkék vagyunk rá, hogy csapatunk minden tagja a Mensa HungIQa közösség tagja.
Hiszünk benne, hogy a kiemelkedő intelligencia és szakértelem a siker kulcsa.
A SmartDoc egy hiánypótló alkalmazás, amelyet azért alkottunk meg, mert meggyőződésünk, hogy a dokumentumok és nyomtatványok kitöltéséhez és feldolgozásához szükséges egy hatékony eszköz.
A SmartDoc nem csupán egyszerűsíti a kitöltési folyamatot, hanem jelentősen csökkenti a hibás adatbevitel és félreértelmezés kockázatát.
Intelligens ellenőrzési mechanizmusai révén segít elkerülni a gyakori kitöltési hibákat, miközben a feldolgozást segítő funkciói gyorsabbá és hatékonyabbá teszik az adminisztrációs munkát.
Használatával nemcsak időt takarít meg, hanem növeli a pontosságot és megbízhatóságot is.
A BitBűvész Kkt. ügyvezető igazgatója és szoftver fejlesztője.
Két 3 éves és egy 11 éves gyermek édesapja.
A SmartDoc ötletgazdája
A Mensa HungarIQa tagja
A BitBűvész Kkt. ügyvezető igazgatója és szoftver fejlesztője.
Egy 6 éves gyermek édesapja
A Mensa HungarIQa tagja
Nyomtatványok kitöltésére jelenleg nincs megfelelő informatikai eszköz. A dokumentumsablonként MS Word, MS Excel vagy PDF formátumú lapokat használnak mind a nagyvállalati környezetben, mind a közszférában.
Ennek következtében a számítógépet lényegében írógépként használjuk dokumentumok kitöltésére, amit csak a legnagyobb jóindulattal nevezhetünk elektronikus dokumentumkitöltésnek.
Erre a problémára kínál megoldást a SmartDoc, amely általános és nyomtatványspecifikus programkódok segítségével lehetővé teszi, hogy a nyomtatványsablonok – már a kitöltés pillanatában – számításokat és ellenőrzéseket végezzenek, ezáltal könnyítve és felgyorsítva a dokumentum kitöltését, miközben a hibázás és a téves értelmezés esélye minimálisra csökken.
A kitöltés segítésén kívül a SmartDoc különböző szakrendszerekkel tud kommunikálni és összekötni azokat, hiszen egy kitöltött nyomtatvány életciklusa nem ér véget az aláírással, hanem éppen ellenkezőleg, az aláírással kezdődik el.
A SmartDoc segítségével bármely területen gyorsan és hatékonyan bevezethető a digitális aláírás folyamata, ami magával hozza a digitális dokumentumkezelés lehetőségét is. Ezáltal hatalmas mennyiségű papír kinyomtatása, tárolása és mozgatása kerülhető el. Ez nem csupán anyagi megtakarítást jelent, hanem környezetvédelmi szempontból is fontos tényező, hiszen a felhasznált papíron kívül a nyomtató festékanyag vagy akár a toll és tinta mennyisége is csökkenthető, nem beszélve ezen termékek előállításakor keletkező karbonlábnyomról.
A digitális nyomtatványsablonok használatával és a digitális aláírás bevezetésével 100 %-os papírsemlegesség érhető el, amely jelentős környezetterhelés csökkentést eredményez egy intézmény működésében. Nem említve itt tonnában mérhető papír biztonságos tárolásának, szállításának logisztikai nehézségeit.
Ha ügyfélkapcsolattal rendelkező vállaltról beszélünk, nem elhanyagolható, hogy a SmartDoc használatával jelentősen csökkenthető a kiszolgálási idő, mellyel jól mérhető és kimutatható ügyfélszolgálati idő takarítható meg, és ezzel párhuzamosan a kiszolgált ügyfelek elégedettsége is jelentősen növelhető.
A vállaltok jelenleg is kínálnak online letölthető dokumentumokat a weboldalaikon. A SmartDoc bevezetése nem igényel kinézet- vagy működésbeli változtatást, hiszen csak a linket kell lecserélni, amely az adott DOC, DOCX, PDF, XLS vagy XLSX fájlra mutatott. Ezután nem az adott fájl töltődik le, hanem a dokumentumsablon weboldala nyílik meg, ahol el lehet kezdeni kitölteni a nyomtatványt.
Fontos kiemelni, hogy a SmartDoc nem csupán egy szoftver, hanem egy szolgáltatási csomag, amely magában foglalja a webalkalmazás használati jogát, valamint a megrendelő dokumentumainak a SmartDoc rendszerbe való migrálását.
Ez nem egyszerűen mechanikus átalakítás, hanem a dokumentum megértése működési, ergonómia és logikai szempontból. Feladatunk továbbá a tanácsadás, mellyel elősegítjük a SmartDoc lehetőségeinek maximális kiaknázását, a lehető legnagyobb felhasználói és feldolgozási élmény elérésének érdekében.
Piackutatás során nem találtunk valódi konkurenciát.
Bár léteznek hasonló megoldások, ezek tudása minden esetben a SmartDoc tudásának csak egy szűk részhalmazát képezi. Ezen felül nem találtunk olyan terméket, amely más szakrendszerekkel (iktató megoldások, digitális aláíró eszközök, levélküldő szerverek stb.) tud kommunikálni.
A SmartDoc egy rendszerfüggetlen webalkalmazás, amely bármilyen operációs rendszer bármilyen böngészőjében képes üzemelni. Nem igényel informatikai infrastruktúra fejlesztést vagy kliens oldali szoftver telepítést.
A bevezetés eldöntése után akár egy héten belül üzembe állítható és használható, akár a korábbi megoldásokkal párhuzamosan.
Minden sablon zárt a tartalom módosítására és formázására, tehát – például az MS Worddel ellentétben – a dokumentum formai kinézete és törzsszövegének tartalma előre definiált, és a kitöltő személy ezen nem tud változtatni.
Hibás adat bevitelekor figyelmeztető üzenetet kapunk, vagyis már a nyomtatvány kitöltésének pillanatában ellenőrizhetőek a beépített adattípusoknak nem megfelelő értékek.
Specifikus beállításokkal beviteli mezők értékei közötti összefüggések és számítások is elvégezhetők.
A sablonok fel vannak készítve különböző digitális aláírások kezelésére:
A kitöltés könnyítését segítendő, hogy egy adatot elég egyszer bevinni a sablonokba, hiszen akárhány helyen megjeleníthető ugyanaz az adat.
Szintén egy kényelmi funkció, hogy a számok betűvel való kiírása is a rendszer részét képezi.
Esztétikai és tartalmi megoldásként mondatrészek, paragrafusok vagy akár egész oldalak eltüntetése is beállítható, hiszen rengeteg olyan szakasz fordul elő egy általános nyomtatványban, ami nem vonatkozik minden kitöltőre. Ezen részek kérdésekre adott válaszok vagy bevitt adatok alapján rejthetőek, ezáltal egyszerűsítve a kész dokumentum értelmezését és olvashatóságát.
Ez annyit tesz, hogy a nyomtatványok „gondolkodás nélkül” újra használhatóak, mert minden esetben az aktuális verziót lehet csak kitölteni, még akkor is, ha egy régi verziójú dokumentumot nyitunk meg „szerkesztésre”.
A technológia lehetőséget ad arra, hogy a dokumentumok más-más részeit különböző személyek töltsék ki. Ehhez nem szükséges az egész dokumentumot „mozgatni”, csupán egy linket vagy egy QR kódot kell továbbküldeni a másik félnek.
Ha nem sikerül minden dokumentumot digitális formában tárolni, és egy nyomtatvány adatait papírról kell feldolgozni, akkor a papíron lévő vonalkód beolvasásával ez könnyedén kivitelezhető egy egyszerű vonalkód olvasó segítségével.
A SmartDoc nem csupán segíti a kitöltést, hanem egyfajta virtuális személyi asszisztens szolgálatot nyújt a kitöltő számára, kvázi fogja a kezét kitöltés közben a megfelelő kérdéseket feltéve.
Szintén egyedi tulajdonság, hogy – amennyiben a nyomtatvány le van fordítva több nyelvre is – a sablonok beviteli és megjelenítési nyelve valós időben módosítható, lehetővé téve, hogy a kitöltés nyelve és a generálás nyelve eltérő legyen, úgy hogy közben minden érintett biztosított legyen abban, hogy helyesen van kitöltve a nyomtatvány.
A nyomtatványok adatai a weboldalon Excel táblázatból is feltölthetőek, illetve az ott lévő adatok kimenthetőek.
A nyomtatvány módosíthatatlannak szánt részei valóban módosíthatatlanok, függetlenül a kitöltéshez használt informatikai környezettől.
Ugyanez igaz a formázásra is, a sablonban deffiniált formázásokon változtatni nem lehet. Minden beviteli mező megkapja a formázását, így ezáltal mind adat kiemelve látszik, ami dokumentum tervezésekor úgy lett tervezve.
Tehát elmondható, hogy dokumentumok zártak a tartalomra és a formázásra.
Az ellenőrizhető adatok már a kitöltés pillanatában ellenőrzésre kerülnek, ezáltal sok adatbevitelből eredő hiba megelőzhető. Ilyen ellenőrzések a teljesség igénye nélkül például:
A SmartDoc elvégzi a szükséges számításokat, ha vannak ilyenek a nyomtatványban, gondolok itt az Excelben készített nyomtatványokban is ismert összegzésekre vagy járulék számításokra.
Megszűnnek a „húzd alá a megfelelő választ” jellegű utasítások. Ezek legördülő menüvel lettek megvalósítva, amiknek hatására egész fejezetek vagy oldalak tűnhetnek el, vagy kerülhetnek elő, tehát a nyomtatvány kitöltőjének nem kell módosítani a dokumentumot, valamint nem lesznek feleslegesen plusz – az adott kitöltésre nem vonatkozó – információk a végleges változatban.
Ha a pdf letöltésekor van olyan kötelező mező, ami nincs kitöltve, akkor a létrejövő dokumentumon egy vízjel jelenik meg, ami a részleges kitöltöttséget jelzi.
Az üres kötelező mezők a sablon weboldalán is látszanak és linkként üzemelnek, ezáltal könnyedén megtalálhatóak.
Lehetőség van táblázatokat tartalmazó nyomtatványok készítésére is. A táblázatok dinamikusak, csak annyi sor jelenik meg, ahányat kitölt a nyomtatvány készítője. A nagy táblázatok sem okoznak gondot, oldaltörés után az új oldalon a táblázat fejléce megismétlődik, majd folytatódnak az adatok.
A Word programból ismerős körlevél funkció is implementálásra került a SmartDocban.
Tömegesen lehet feltölteni adatokat, majd azokat egy ZIP fájlban kapjuk vissza, egyesével és összefűzve is, a könnyebb kezelhetőség érdekében.
Több nyelvű nyomtatványok is készíthetőek, ekkor a kitöltés nyelve független a megjelenítés nyelvétől.
A nyelvek száma korlátlan, amennyiben a fordítások léteznek.
A nyelvek közötti váltás azonnal történik, a bevitt adatok nem vesznek el, és a hibaüzenetek is az adott nyelven jelennek meg.
Lehetőség van a generált pdf-hez külső pdf fájlok csatolására, így mellékletek fűzhetőek a készülő dokumentumhoz.
A teljesen kitöltött nyomtatványokon lehetőség van egyedi vonalkód elhelyezésére. Ennek segítségével a kinyomtatott, papír alapú dokumentumon szereplő adatok egy webfelületen táblázat formájában visszakaphatóak, így még a kinyomtatott formátumban feldolgozásra kerülő dokumentumok adatait sem kell utólagos kézi munka árán „digitalizálni”.
Minden letöltött dokumentum rendelkezik digitális aláírás mezővel, amely az Adobe Acrobat programmal kitölthető.
A rendszer egyedi fejlesztése lehetővé teszi, hogy a Microsec aláírások a megfelelő helyre kerüljenek és ne csak egy „pecsét” legyen a nyomtatványon.
Amennyibe nem rendelkezünk hivatalos digitális aláírással, de a belső szabályzat megengedi a SmartDoc alternatív lehetőséget biztosít úgy, hogy a weboldalon aláírjuk a nyomtatványt és ez a pdf-ben megjelenik, akár időbélyeggel együtt. Az aláírás elhelyezésére használhatunk tabletet, érintőképernyőt vagy bármilyen „tollas” beviteli eszközt (esetleg egeret), de akár fel is tölthetünk egy aláírás képet.
A SmartDoc lehetőséget biztosít, más rendszerekkel való együttműködésre, így tud adatokat továbbítani, fogadni vagy letölteni központi adatbázisból és azokkal a nyomtatványt feltölteni.
Megszűnik a verzió követés, mivel weboldalról van szó és nem lehet régi verziót kitölteni.
Nincs szükség infrastruktúra fejlesztésre a bevezetéshez, és a SmartDoc használatbavétele napokon belül megoldható a nyomtatványok átalakítása pedig folyamatos lehet.
Sablonok
száma
388
Idén generált
dokumentum
32.357
Tavaly generált
dokumentum
83.126
Összes generált
dokumentum
515.461
2310 Szigetszentmiklós, Teleki köz 8.
© Copyright SmartDoc 2024 • All rights reserved